会社の飲み会の日程調整のやり方【5ステップで失敗しない】

日程調整は飲み会準備の第一歩

会社の飲み会で幹事を任されたら、最初の仕事が日程調整です。
お店や会費は後からどうにでもなりますが、日程だけは全員に影響するので最初に決める必要があります。

この記事では、会社の歓迎会・忘年会・打ち上げなどの日程調整を5ステップで解説します。

「日程調整って誰から聞けばいいの？」「どこから調整を始めればいいの？」――これが幹事が最初に悩むポイントです。

答えはシンプルで、参加者の中で一番忙しい人（＝予定が押さえにくい人）のレベルで進め方が決まります。

会社によって呼び方は違いますが、ざっくり以下の3段階で考えるとわかりやすいです。

上にいくほど予定が詰まっていて押さえにくくなります。

基本は「一斉調整型」が一番ラクです。
日程調整ツールのURLを全員に送って一気に回収するのが一番シンプルで早いので、まずはこれでいけないか考えましょう。

パターン	参加者の忙しさ	例	進め方
一斉調整型	～グループ長	チームの懇親会	グループ長も含めて全員に日程調整URLを送って一斉回収
絞ってから相談型	～リーダー層	部の忘年会、プロジェクト打ち上げ	先にメンバーで候補日を絞り、有力候補3日程度をリーダー層に提示して都合を聞く
VIP最優先型	VIP	役員の歓送迎会、新入社員歓迎会	最初にVIPの空き日程を確認してから、メンバーの調整に進む

リーダーに日程調整アプリURLを送って一斉調整型でOKな場合も多い

課長や部長が参加する飲み会でも、社風やその人との距離感によっては日程調整URLを直接送って一斉調整してOKな場合も多いです。

判断基準は「この人に日程調整のURL送っても大丈夫かな？」です。
大丈夫なら一斉調整、ちょっと気が引けるなら絞ってから相談型かVIP最優先型を選びましょう。

迷ったら上司に相談

「◯◯さんの予定は誰に確認すればいいですか？」と身近な先輩や上司に聞くのが一番確実です。
リーダー層に直接聞いてよいか、秘書さん経由かなど、社内のお作法は聞かないとわからないので自己判断せず確認しましょう。

ポイント	目安	理由
開催時期	2〜3週間後	直近すぎると予定が埋まっている。遠すぎると予定が未確定で回答が曖昧になる
候補日数	~10日	少なすぎると合わない、多すぎると票が割れる
おすすめ曜日	水・木・金	会社の飲み会は週の後半が基本。火曜以前は翌日の仕事がキツく参加率が落ちる
避ける日	月末・期末・連休前後	業務が立て込む時期は参加率がガクッと落ちる

「絞ってから相談型」の場合：リーダー層への提示の仕方

メンバーの回答が集まったら、参加率の高い上位3日程度をピックアップし、
「この中でご都合の良い日はありますか？」 と提示しましょう。
候補を絞ってから聞くことで、忙しいリーダー層の手間を減らせます。

候補日が決まったら、日程調整ツールで回答を集めましょう。
URLひとつで全員の回答が一覧になるので、個別チャットより圧倒的にラクです。

日程調整で一番ありがちなのが 「回答が集まらない問題」 です。
回答期限とリマインドの2つをセットにしましょう。

やること	タイミング	ポイント
回答期限を明記	送信時	送信から3〜5日後に設定。「◯日(◯)までに回答お願いします！」
リマインド	期限の前日	未回答の人にやんわり催促。1回で十分

リマインドの送り方

グループ全体に「まだの方はお早めに〜！」と軽く流すだけでOK。
個別で名指しするのは角が立つので、よほど回答が来ない場合だけにしましょう。

回答が出揃ったら、参加者が最も多い日を即確定しましょう。
「もう少し待てば増えるかも」と先延ばしにすると、確定済みの人の予定が変わるリスクが出てきます。

確定連絡テンプレ

お疲れ様です、〇〇です。
日程調整へのご回答ありがとうございました。

以下の日程で確定とさせていただきます。
◯月◯日（◯）19:00〜

お店の詳細は決まり次第お知らせします！
ご都合が変わった方は◯日(◯)までにご連絡ください。

確定したら、そのままお店探しと予約に進みましょう。
お店選びのチェックリストも参考にしてみてください。

会社の飲み会の日程調整は、以下の5ステップで進めれば失敗しません。

まずは参加者の中で一番忙しいのは誰かを把握すること。
それさえ押さえれば、どのパターンで進めるかは自然と決まります。