飲み会幹事のやり方完全版【新社会人必見】

はじめに：幹事デビューの不安をなくそう

初めて飲み会の幹事を任されると、「何をいつまでにやればいいのか」の段取りがわからず、戸惑うことも多いでしょう。

この記事では、全体の段取りから具体的なタスク、楽にするためのコツまでを優しく解説します。

幹事業務の全体像を把握する

まずは幹事業務の全体像を頭に入れておきましょう。

1. 幹事を依頼される
   • イベント条件（参加メンバー、目的、時期感、予算感など）をすり合わせる。
2. 進め方の相談する
   • 身近な先輩や上司に社内での進め方、報告タイミング、確認すべき配慮事項を相談する。
3. 参加者へ日程調整と食べ物系のNGを確認する
   • 日程調整ツールなどで参加可否、アレルギー情報などを集約する。
4. 会場を選ぶ
   • 予算・日程など条件に合う会場を選び、先輩・上司に相談の上で予約する。
5. 開催案内をする
   • 日時・場所・会費・集合場所などを通知する。
6. 当日の進行・会計対応をする
   • 受付・会費支払い確認、乾杯依頼をする。
7. 終了後のフォローをする
   • 精算処理、参加者へのお礼連絡をする。

いつまでに何をする？タイムラインの目安

目安どおりに進められれば、初めての幹事でも余裕を持って準備ができます。
スケジュールから遅れそうな場合は、早めに依頼者へ相談してサポートを仰ぎましょう。

ステップ1：飲み会の土台を作る「事前準備」

飲み会の成功は、事前準備で9割決まります。
ここでは、抜け漏れなく準備を進めるためのポイントを解説します。

まずは「目的」と「予算」をしっかり確認

最初に、飲み会の目的（歓迎会？忘年会？）、開催時期、予算感、そして「この人だけは絶対に参加してほしい」という最重要人物を上司に確認しましょう。

聞いた内容はチャットなどで記録に残しておくと、後で「言った・言わない」のトラブルを防げます。

日程調整はツールでスマートに

参加者の予定調整には、「調整さん」や「いい幹事さん」などの日程調整ツールを使うのが圧倒的に楽です。

候補日をいくつか提示し、回答用のURLをグループチャットに投稿しましょう。

いい幹事さん - ラクラク日程調整ツール

URLを送るだけで、イベントの出欠確認、日程調整、会場候補計算ができる幹事サポートツール 日程調整、出欠確認、精算管理、会場選びまで、すべてURLひとつで完結します。

e-kanji-san.com

会場選びを選ぶ

日程が決まったら、エリア・予算・人数・食事など条件に合うお店を予約します。

食べログやぐるなびなどのグルメサイトを活用し、口コミや写真を参考にしましょう。
金曜日や月末はすぐに予約が埋まるため、早めの予約を心がけてください。

会費の集め方を決める

会費の集め方は大きく分けて3つあります。
会社によって好まれる形式が異なるので、先輩や上司に相談して決めましょう。

前もって集める事前集金

• 🧑‍🍳金額が決まっているコース料理（特に飲み放題付きコース）向き
• 😀幹事の立て替えリスクが少ない
• 🚫アラカルト形式（単品注文）の方式には、事前集金額と会計金額がずれるので絶対禁止

当日集める当日集金

• 🧑‍🍳金額が決まっているコース料理もしくは会社内でのゆるいイベント向き
• 😀他社さんとの開催や当日参加OKのゆるい会にする場合など、事前・事後集金が難しい場合に有効

後から集金する事後集金

• 🍺コース料理、アラカルト形式どちらでも対応可能
• 😀会計金額が事前にわからない場合でもOK！
• 👎幹事が一時的に全額立て替えが必要で負担

挨拶や役割分担を事前にお願いする

当日の進行をスムーズにするため、乾杯や締めの挨拶はキーパーソンに事前にお願いしておくのが鉄則です。

誰に頼むべきか迷ったら、必ず上司に「〇〇部長に乾杯の挨拶をお願いしようと思いますが、いかがでしょうか？」と相談しましょう。

案内で情報をしっかり伝えよう

確定した日程や会場情報を参加者全員に送りましょう。

参加者にはなるべく早く案内を送り、1週間前と前日にリマインドを送るのが理想的です。

ステップ2：幹事の腕の見せ所！「当日運営」

当日は予期せぬことも起こりがち。落ち着いて対応できるよう、ポイントを押さえておきましょう。

幹事は10分前には会場へ

少し早めに到着し、お店の担当者と挨拶を済ませ、席のレイアウトや予約内容に間違いがないかを確認します。
大きなイベントでプロジェクターやマイクを使う場合は、この時に必ず動作テストをしておきましょう。

受付と進行はシンプルが一番

受付では、参加者リストで出欠を確認し、会費を集めます（当日集金の場合）。
小/中規模な飲み会(~20名)であれば、受付は不要です。

会が始まったら、幹事は全体の流れに気を配りましょう。特に以下の3点は重要です。

1. 料理やドリンクの提供スピード: 遅れていないか、さりげなくチェック。
2. 挨拶のタイミング: 乾杯や締めの挨拶をお願いしている人には、5分前に「次、よろしくお願いします」と声をかけると親切です。
3. 終了時間の管理: 終了15分前にはラストオーダーを確認し、参加者にアナウンスしましょう。

ステップ3：次につながる「事後フォロー」

飲み会が終わっても、幹事の仕事はもう少しだけ続きます。
丁寧な事後フォローが、あなたの信頼をさらに高めます。

「会計報告」と「お礼連絡」は翌日までに

まずは会計報告です。領収書を元に簡単な収支報告書を作り、上司に確認してもらいましょう。
参加者全員へのお礼連絡も、遅くとも翌営業日中には送るのがマナーです。

事後集金パターンであれば、会計報告と一緒に参加者へ集金のお願いも忘れずに。

次の自分のために「振り返りメモ」を残そう

最後に、今回の幹事業務で「上手くいったこと」や「次回改善したいこと」を簡単にメモしておきましょう。
この小さな積み重ねが、あなたの段取り力をどんどん向上させてくれます。このメモは、次に幹事をする後輩への最高のマニュアルにもなります。

まとめ：段取りを覚えれば幹事は怖くない！

初めての幹事は誰でも不安ですが、やるべきことを順番にこなしていけば、必ず成功させることができます。
何より大切なのは、一人で抱え込まずに周りの先輩を頼ることです。

この記事のフローを参考に、参加者全員が「楽しかった！」と言ってくれるような、素敵な飲み会を実現してくださいね。