飲み会のドタキャンへの幹事の対応の仕方【幹事必見】

はじめに：飲み会のドタキャン、幹事の悩みの種

飲み会当日。参加者の到着を待っていると、一件のチャット通知が。

「本当にごめんなさい！急用ができて、今日行けなくなりました…」

この「ドタキャン」の連絡、幹事としては血の気が引きますよね。
お店の予約、人数、そして何より「お金」の問題。どう対応するのが正解なのか、頭が真っ白になってしまうのも無理はありません。

しかし、こんな時こそ幹事の腕の見せ所。この記事では、突然のドタキャンにも冷静に対処し、誰とも気まずくならずに金銭問題を解決する「神対応」のフローを解説します。

まずは落ち着いて！ドタキャン発生時にやるべき3つのこと

パニックになりそうな気持ちを抑え、まずは以下の3つのステップを順番に実行しましょう。

1. 本人への気遣いを伝える

何よりもまず、連絡をくれた相手を気遣う一言を返しましょう。
「承知しました。お大事にしてくださいね」「残念ですが、また次の機会に！」など、相手を責めない姿勢が重要です。

この一言で、後のコミュニケーションがぐっとスムーズになります。

2. 即座にお店へ連絡

次に、すぐ予約したお店に電話します。伝えるべきは以下の2点です。

• 人数が1名減ること
• キャンセル料が発生するかどうか

コース料理の場合、当日のキャンセルは料金が発生することがほとんどです。
ここでキャンセル料の有無と金額を正確に把握することが、後の会計トラブルを防ぐ鍵となります。

3. 直属の上司や先輩に報告・相談する

お店の状況を確認したら、一人で判断せず、必ず上司や先輩に報告しましょう。
「〇〇さんが体調不良で欠席となりました。また、お店に確認したところキャンセル料が〇〇円発生するとのことです。会費について、ご相談よろしいでしょうか？」と、事実と相談事項をセットで伝えるのがスマートです。

会費はどうする？角が立たない請求方法

最大の難関、会費の請求問題。
基本原則は「キャンセル料が発生した場合は、ご本人に負担をお願いする」です。

これを円滑に進めるための伝え方を見ていきましょう。

連絡文例（コピペOK）

〇〇さん

お疲れ様です、本日の飲み会の件、承知しました。
体調（ご都合）、大丈夫ですか？ 無理せず、お大事にしてくださいね。

さて、大変恐縮なのですが、お店のルールで本日のキャンセルはコース料金の100%（〇〇円）がキャンセル料として発生してしまいます。

つきましては、後日〇〇円をいただけると大変助かるのですが、よろしいでしょうか。

まずはゆっくり休んでくださいね。
また元気な顔を見せてくれるのを楽しみにしています！

未来のためにできること：ドタキャン予防策

そもそもドタキャンを防ぐ、あるいは発生時のダメージを最小限にするために、幹事ができることがあります。

• 案内時にキャンセルポリシーを明記:
  「〇日前以降のキャンセルは、キャンセル料が発生する場合があります」と事前に伝えておくだけで、参加者の意識が変わります。
• 前日にリマインド
  「明日の会、楽しみにしています！よろしくお願いします。」と参加者へ一言連絡するだけで、うっかり忘れを防ぎ、参加の意思を再確認できます。

まとめ：ピンチは信頼を深めるチャンス

ドタキャンは幹事にとって大きな試練ですが、冷静かつ誠実に対応することで、逆に周りからの信頼を高めるチャンスにもなります。

このガイドを参考に、どんなトラブルにも動じない「デキる幹事」を目指しましょう。