結論：飲み会のドタキャンのキャンセル料は「本人負担」が原則
先に結論をお伝えします。飲み会のドタキャンで発生したキャンセル料は、原則として欠席した本人が負担します。コース料理の場合、当日キャンセルでコース料金の100%（一般的に4,000〜8,000円）、前日でも50%程度がかかるのが一般的です。
ただし「角を立てずに本人へ請求する」のが幹事の腕の見せ所。この記事では、ドタキャン発生時に幹事が踏むべき手順、誰がいくら払うかの考え方、そのまま使える連絡文例、予防策までを実務目線でまとめます。
はじめに：飲み会のドタキャン、幹事の悩みの種
飲み会当日。参加者の到着を待っていると、一件のチャット通知が。
「本当にごめんなさい！急用ができて、今日行けなくなりました…」
この「ドタキャン」の連絡、幹事としては血の気が引きますよね。
お店の予約、人数、そして何より「お金」の問題。どう対応するのが正解なのか、頭が真っ白になってしまうのも無理はありません。
しかし、こんな時こそ幹事の腕の見せ所。この記事では、突然のドタキャンにも冷静に対処し、誰とも気まずくならずに金銭問題を解決する「神対応」のフローを解説します。
まずは落ち着いて！ドタキャン発生時にやるべき3つのこと
パニックになりそうな気持ちを抑え、まずは以下の3つのステップを順番に実行しましょう。
1. 本人への気遣いを伝える
何よりもまず、連絡をくれた相手を気遣う一言を返しましょう。
「承知しました。お大事にしてくださいね」「残念ですが、また次の機会に！」など、相手を責めない姿勢が重要です。
この一言で、後のコミュニケーションがぐっとスムーズになります。
文句を言いたくなる気持ちはわかります。しかし、キャンセル費を請求する際や今後の仕事の関係が悪化する可能性があるのでぐっとこらえましょう…
2. 即座にお店へ連絡
次に、すぐ予約したお店に電話します。伝えるべきは以下の2点です。
- 人数が1名減ること
- キャンセル料が発生するかどうか
コース料理の場合、当日のキャンセルは料金が発生することがほとんどです。
ここでキャンセル料の有無と金額を正確に把握することが、後の会計トラブルを防ぐ鍵となります。
3. 直属の上司や先輩に報告・相談する
お店の状況を確認したら、対応方法を考えた上で一人で判断せず、必ず上司や先輩に報告しましょう。
「〇〇さんが体調不良で欠席となりました。また、お店に確認したところキャンセル料が〇〇円発生するとのことです。対応方法についてご相談よろしいでしょうか？」と、事実と相談事項をセットで伝えるのがスマートです。
自己判断で「今回はいいや」は絶対にNG！
キャンセル料を幹事が立て替えたり、他の参加者でこっそり割ったりするのは最悪の選択です。
必ず周囲と相談を行い、透明性のある会計を心がけましょう。
あなたの信頼を守るためにも、この「報・連・相」は徹底してください。
キャンセル料の対応：誰がいくら払うのが正解？
ここが幹事にとって一番悩ましいポイントです。「キャンセル料は誰が払うのか」を、ケース別に整理しておきましょう。
折半・参加者持ち・幹事持ちの考え方
キャンセル料の負担パターンは、大きく3つあります。
| 負担パターン | 推奨度 | 内容・注意点 |
|---|
| 本人負担 | ◎ （原則） | 欠席者が後日キャンセル料を支払う。一番フェアで、参加者からの不満も出ない王道パターン。 |
| 参加者で折半 | △ | 欠席者と連絡が取れない／立場上請求しづらい場合に限る。必ず参加者全員の同意を事前に取ること。黙って上乗せは絶対NG。 |
| 幹事持ち | ×（NG） | 基本的に幹事個人が被る必要はありません。 |
基本的には本人負担とするのが一番です。送迎会や歓迎会の主人公であった場合は、参加者で折半するなどをしても良いかもしれません。
あなたが幹事であれば、一度対応方法のパターンを決めた上で上司や先輩に相談すると良いでしょう。
角を立てない請求文例
そのままコピペで使える文例を2パターン用意しました。
文例1：体調不良・急用でのドタキャン
体調不良・急用でのドタキャンだった人へのテンプレ
〇〇さん
お疲れ様です、本日の飲み会の件、承知しました。
体調（ご都合）大丈夫ですか？無理せずお大事にしてくださいね。
さて、大変恐縮なのですが、お店のルールで本日のキャンセルはコース料金の100%（〇〇円）がキャンセル料として発生してしまいます。
つきましては、後日〇〇円をいただけると大変助かるのですが、よろしいでしょうか。
まずはゆっくり休んでくださいね。また元気な顔を見せてくれるのを楽しみにしています！
文例2：無断欠席だった人への翌日連絡
無断欠席だった人への翌日連絡テンプレ
〇〇さん
お疲れ様です。昨日の飲み会、ご欠席されていたようですが大丈夫でしたでしょうか？
ご連絡が取れない状況でしたので、お店との関係上コース料金〇〇円が満額キャンセル料として発生しております。
大変恐れ入りますが、〇〇円のお振込（または現金でのお渡し）をお願いできますでしょうか。
何かご事情がありましたら、お気軽にご相談ください。
ポイント
- まずは相手を気遣う言葉から
- 「お店のルールで」を主語にし、幹事の個人的な判断ではないことを示す
- 金額は具体的な数字で明記（「コースの料金分」など曖昧表現はトラブルの元）
未来のためにできること：ドタキャン予防策
そもそもドタキャンを防ぐ、あるいは発生時のダメージを最小限にするために、幹事ができることがあります。
- 案内時にキャンセルポリシーを明記:
「〇日前以降のキャンセルは、キャンセル料が発生する場合があります」と事前に伝えておくだけで、参加者の意識が変わります。
- 前日にリマインド
「明日の会、楽しみにしています！よろしくお願いします。」と参加者へ一言連絡するだけで、うっかり忘れを防ぎ、参加の意思を再確認できます。
- 日程調整を徹底する
日程調整アプリを使って、全員が前後の予定なく快諾可能な日にする
日程調整アプリなら、『いい幹事さん』が全員の参加率も見れて快諾可能な日がわかりやすくおすすめです。
まとめ：ピンチは信頼を深めるチャンス
ドタキャンは幹事にとって大きな試練ですが、冷静かつ誠実に対応することで、逆に周りからの信頼を高めるチャンスにもなります。
このガイドを参考に、どんなトラブルにも動じない「デキる幹事」を目指しましょう。
